Microsoft Access2000による書誌データベースの作成
大塚敏夫
Ⅰ．書誌データベースの新規作成
１．Microsoft
Accessの起動
[スタート] → [プログラム] → [Microsoft Access]を選択する
２．新規データベースの作成
[空のデータベース]をクリック → [OK]をクリック
３．ファイル名を指定する
ファイル名を「学籍番号氏名」として、[作成]をクリックする。
４．テーブル作成
次の画面で、[デザインビューでテーブルを作成する]をダブルクリックする。
５．テーブルのフィールド定義
テーブルを構成する各フィールドの、フィールド名・データ型などを順次定義していく。
ただし、第1フィールドは関係データベース(Microsoft Access)に必須な主キーとする必要がある。以下のように、フィールド名は「ID」、データ型は「オートナンバー型」とすること。こうすることで、特定のデータを識別するID番号が、データ作成時に自動的に付与される。
主キーの設定
第1フィールドに定義したIDフィールドを主キーに設定します。
IDフィールドをクリックして選択する → IDフィールドをさらに右クリックしてメニューを表示する → 「主キー」をクリックして選択する
目録情報を保存するためのテーブルを、「日本目録規則1987年版改定版」2.0.5 記述の精粗 イ）第2水準 標準の書誌的事項に従って定義する。
第2水準 標準の書誌的事項
l 本タイトル
l 本タイトルフリガナ
l タイトル関連事項
l
責任表示１
l
責任表示１フリガナ
l
責任表示２
l
責任表示３
l 版表示
l 特定の版にのみ関係する責任表示
l 出版地または頒布地等
l 出版者または頒布者等
l 出版年または頒布年等
l ページ数（図版数）等
l 挿図等
l 大きさ
l 付属資料
l 本シリーズ名
l シリーズに関係する責任表示
l シリーズのISSN
l シリーズ番号
（下位シリーズの書誌的事項）
l 下位シリーズ名
l 下位シリーズに関係する責任表示
l 下位シリーズのISSN
l 下位シリーズ番号
l 注記
l ISBN
（分類）
l NDC分類
（件名）
l 件名
（本タイトルのフィールドサイズを255（最大）に設定）
フィールドサイズは、標準では50に設定される。各フィールドを定義する際に必要に応じてフィールドサイズを適宜指定すること。最大255文字まで設定することができる。
それ以上の文字数が必要な場合は、データ型として「メモ型」を選択すれば、65,535文字までのテキストが収容できる。
６．テーブル定義の保存
テーブルの各フィールド定義が終了したならば、この定義情報を保存しておく。
[ファイル] → [名前を付けて保存]を選択し、テーブル名を「第2水準」とし、[OK]をクリックする。
７．目録情報の入力
引き続いて、データを入力するために[シート]（データシートビュー）をクリックする。
以下のような、「データシートビュー」という画面になる。（先程までのテーブルのフィールドを定義していた画面は、「デザインビュー」という。）
Ⅱ．データベースの修正
１．フィールド変更
いったんフィールド定義を行い作成したデータベースも、実際にデータを入力してみて色々不具合を生じることがある。
より多くの文字数が収容できるようにしたい。あるいは、新たなフィールドを追加ないしは削除したいなどである。
[ファイル] → [開く] → ファイル名として各自の「学籍番号氏名」のファイルを指定する → [開く]
テーブル名「第2水準」をダブルクリックする。
ビュー（デザインビュー）をクリックする。
デザインビューにおいて、必要なフィールド変更を行う。
２．フィールドの挿入
新たにフィールドを追加するには、挿入するフィールドの直後のフィールドをクリックして選択した後、右クリックでメニューを表示し、[行の挿入]を選択する。
ここでは、「挿図等」のフールドの直前に新たなフィールドを追加する場合の例を表示する。
３．フィールドの削除
いったん定義したフィールドを削除するには、削除するフィールドをクリックして選択し、さらに右クリックで「行の削除」を選択する。
Ⅲ．書誌データの作成
１．Microsoft Access の起動
スタート → プログラム → Microsoft Access
[既存のファイルを開く] → OK
例えば、Ｅドライブに保存してある「学籍番号氏名」という名前のデータベース・ファイルを開く。
ファイル名をクリック → 開く
作成した「第2水準」というテーブルを開く。
「第2水準」をダブル・クリック
２．目録データの入力
目録データを入力してください。
３．ファイルの保存
入力を終了して「第2水準」テーブルを保存する。
ファイル → 上書き保存
ファイル → 閉じる
さらに「学籍番号氏名」データベースを閉じる。
ファイル → 閉じる
４．終了
Microsoft Access の終了
ファイル → 終了