Microsoft Access2000によるレファレンス・データベースの作成

大塚敏夫

2002 Copy Rights. All Rights Reserved

�T．レファレンス・データベースの新規作成

１．Microsoft Accessの起動

　[スタート]　→　[プログラム]　→　[Microsoft Access]を選択する

２．新規データベースの作成

　[空のデータベース]をクリック　→　[OK]をクリック

３．ファイル名を指定する

　ファイル名を「調査研究法学籍番号氏名」として、[作成]をクリックする。

４．テーブル作成

次の画面で、[デザインビューでテーブルを作成する]をダブルクリックする。

５．テーブルのフィールド定義

　テーブルを構成する各フィールドの、フィールド名・データ型などを順次定義していく。

　ただし、第1フィールドは関係データベース(Microsoft Access)に必須な主キーとする必要がある。以下のように、フィールド名は「ID」、データ型は「オートナンバー型」とすること。こうすることで、特定のデータを識別するID番号が、データ作成時に自動的に付与される。

主キーの設定

　第1フィールドに定義したIDフィールドを主キーに設定します。

IDフィールドをクリックして選択する　→　IDフィールドをさらに右クリックしてメニューを表示する　→　「主キー」をクリックして選択する

レファレンス情報を保存するためのテーブルを、以下のように定義する。

レファレンス・データベースのデータ項目

l ID

l Reference ID

l 質問内容

l 回答内容

l 備考

l 画像１

l 画像２

l 画像３

l 音声１

l 音声２

l 音声3

l マルチメディア１

l マルチメディア２

l マルチメディア３

l 典拠資料１

l 典拠資料２

l 典拠資料３

l URL1

l URL2

l URL3

l キーワード１

l キーワード２

l キーワード３

l キーワード４

l キーワード５

l 分類１

l 分類２

l 分類３

テキスト型

　テキスト型のフィールドサイズは、標準では50に設定される。各フィールドを定義する際に必要に応じてフィールドサイズを適宜指定すること。最大255文字まで設定することができる。

（質問内容のフィールドサイズを255（最大）に設定）

メモ型

　255文字以上の文字数が必要な「回答内容」などには、データ型として「メモ型」を選択する。メモ型では、65,535文字までのテキストが収容できる。

OLEオブジェクト

　画像・音声・動画像などの非テキスト・データは、データ型として「OLEオブジェクト」を選択してください。

（注．OLE：Object Linking Embedding）

６．テーブル定義の保存

　テーブルの各フィールド定義が終了したならば、この定義情報を保存しておく。

　

　[ファイル]　→　[名前を付けて保存]を選択し、テーブル名を「レファレンス・データ」とし、[OK]をクリックする。

　

　

７．レファレンス・データの入力

　引き続いて、データを入力するために[シート]（データシートビュー）をクリックする。

　

　以下のような、「データシートビュー」という画面になる。（先程までのテーブルのフィールドを定義していた画面は、「デザインビュー」という。）

�U．レファレンス・データベースの修正

１．フィールド変更

　いったんフィールド定義を行い作成したデータベースも、実際にデータを入力してみて色々不具合を生じることがある。

より多くの文字数が収容できるようにしたい。あるいは、新たなフィールドを追加ないしは削除したいなどである。

　[ファイル]　→　[開く]　→　ファイル名として各自の「調査研究法学籍番号氏名」のファイルを指定する　→　[開く]

　テーブル名「レファレンス・データ」をダブルクリックする。

　ビュー（デザインビュー）をクリックする。

　デザインビューにおいて、必要なフィールド変更を行う。

２．フィールドの挿入

　新たにフィールドを追加するには、挿入するフィールドの直後のフィールドをクリックして選択した後、右クリックでメニューを表示し、[行の挿入]を選択する。

　ここでは、「挿図等」のフールドの直前に新たなフィールドを追加する場合の例を表示する。

３．フィールドの削除

　いったん定義したフィールドを削除するには、削除するフィールドをクリックして選択し、さらに右クリックで「行の削除」を選択する。

�V．レファレンス・データベースへの入力

Microsoft Access の起動

スタート　→　プログラム　→　Microsoft Access

[既存のファイルを開く]　→　OK

例えば、Ｅドライブに保存してある「調査研究法学籍番号氏名」という名前のデータベース・ファイルを開く。

ファイル名をクリック　→　開く

　作成した「レファレンス・データ」というテーブルを開く。

「レファレンス・データ」をダブル・クリック

　レファレンス・データを入力してください。

OLEオブジェクト型のデータの入力

　インターネットから、画像を取得するとします。

　表示された画像を「右クリック」して、「コピー」を選択してください。

　該当するデータ項目を「右クリック」して、「貼り付け」を選択してください。

　データが登録されました。

　入力を終わったならば「レファレンス・データ」テーブルを保存する。

ファイル　→　上書き保存

ファイル　→　閉じる

　さらに「調査研究法学籍番号氏名」データベースを閉じる。

ファイル　→　閉じる

　Microsoft Access の終了

ファイル　→　終了